Inleiding
Comtec Finance neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met hdebest@comtecfinance.nl.

Wie is Comtec Finance?
Comtec Finance is een eenmansbedrijf, kantoorhoudende aan de Kerkstraat 16 te Katwijk, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 28117222.
Comtec Finance is ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke.

Bescherming van uw persoonsgegevens

1. Wettelijk kader; Klanten, leveranciers en relaties hebben er recht op dat Comtec Finance zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Comtec Finance heeft een privacybeleid ontwikkeld dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacybeleid van Comtec Finance wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
2. Beginselen verwerking; Comtec Finance volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:
   1. Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Comtec Finance gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
   2. Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Comtec Finance uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
   3. Niet meer of langer dan noodzakelijk: Comtec Finance verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
   4. Juist, actueel en vertrouwelijk: Comtec Finance zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Comtec Finance en toeleveranciers van Comtec Finance zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
   5. Passende technische en organisatorische beveiliging: Comtec Finance heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.

Welke persoonsgegevens gebruikt Comtec Finance 
Comtec Finance gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.  Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Comtec Finance deze gegevens bij u opvraagt. 

Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Comtec Finance vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Comtec Finance uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. 

Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages,  belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Comtec Finance. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd. 

Waarom gebruikt Comtec Finance persoonsgegevens (doelen)
Zoals elke organisatie heeft Comtec Finance persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Comtec Finance aan haar klanten levert. 

De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Comtec Finance gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Comtec Finance persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.

De grondslag op basis waarvan Comtec Finance vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Comtec Finance voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de financiële administratie en ICT-processen, nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen. 

De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is de accountant in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wwft. 

Dienstverlening door derden
Comtec Finance schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer.  

De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Comtec Finance. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen. 

Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door Comtec Finance nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. 

Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door Comtec Finance uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven. Het heeft onze voorkeur dat u deze documenten zelf naar deze derde partijen doorstuurt.  

Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen komt voor betrokkenen gedetailleerde informatie via het klantportaal ‘Mijn Comtec Finance’ beschikbaar.

Inzage
Als u denkt dat Comtec Finance persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Comtec Finance geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Comtec Finance van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Comtec Finance vragen uw gegevens te wissen. Comtec Finance zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Comtec Finance zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar
U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Comtec Finance te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Comtec Finance uw verzoek honoreren. Comtec Finance zal haar besluit aan u melden.

Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen.

Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken. 

Beveiliging
Comtec Finance doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Comtec Finance ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.

Comtec Finance heeft een geheimhoudingsplicht en mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig heeft. Ons computersysteem en gebouw zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer. 

Inbreuk op de beveiliging
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Comtec Finance heeft een speciaal telefoonnummer ingesteld waarop medewerkers en leveranciers incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek zijn.  Meldingen worden direct opgepakt voor nader onderzoek en die maatregelen worden genomen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Comtec Finance te voorkomen. 

Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

Vragen – klachten
Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Comtec Finance met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij Comtec Finance. Dat geldt ook als u klachten heeft. Comtec Finance zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.

Contactgegevens:
Comtec Finance
t.a.v. H. de Best
2223 AL Katwijk ZH
hdebest@comtecfinance.nl